Privacy Policy

Effective date: 24 June 2026

FID HRIS digunakan untuk mengelola layanan Human Resource Information System, termasuk Employee Self Service, data karyawan, absensi, cuti, payroll, payslip, dan notifikasi terkait pekerjaan. Kebijakan ini menjelaskan jenis data yang diproses, tujuan pemrosesan, serta perlindungan yang diterapkan.

1. Data yang Diproses

• Identitas karyawan, seperti employee number, nama, email, nomor telepon, departemen, posisi, dan lokasi kerja.
• Data akun, seperti username, role akses, status akun, dan log aktivitas login.
• Data absensi, termasuk waktu clock in, clock out, shift, status terlambat, perangkat absensi, dan data transaksi ZKTeco yang relevan.
• Data ESS, seperti pengajuan cuti, overtime, notifikasi, dan informasi profil karyawan.
• Data payroll dan payslip yang hanya dapat diakses oleh pihak berwenang sesuai hak akses.

2. Tujuan Penggunaan Data

• Menyediakan layanan HRIS dan ESS kepada karyawan.
• Mengelola absensi, jadwal kerja, keterlambatan, dan rekapitulasi kehadiran.
• Mendukung proses payroll, payslip, cuti, overtime, approval, dan pelaporan HR.
• Mengirim notifikasi sistem, termasuk notifikasi absensi dan informasi ESS.
• Menjaga keamanan akun, audit trail, kepatuhan internal, dan pencegahan penyalahgunaan akses.

3. Akses dan Pembagian Data

Data hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki otorisasi sesuai role dan permission sistem. Data tidak dijual kepada pihak ketiga. Pembagian data kepada vendor, auditor, atau pihak berwenang hanya dilakukan bila diperlukan untuk operasional, kepatuhan hukum, atau kewajiban perusahaan.

4. Absensi dan ZKTeco

Sistem dapat membaca data absensi dari perangkat atau database ZKTeco untuk menampilkan clock in, clock out, status shift, dan informasi keterlambatan. Data biometrik mentah tidak ditampilkan di ESS; sistem hanya memproses identifier transaksi absensi dan informasi kehadiran yang diperlukan.

5. Keamanan Data

Sistem menggunakan autentikasi, role-based access control, audit log, dan pembatasan akses untuk melindungi data. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan username dan password serta segera melaporkan akses yang tidak sah.

6. Retensi Data

Data disimpan selama diperlukan untuk kebutuhan operasional HR, payroll, audit, kepatuhan hukum, dan kebijakan perusahaan. Penghapusan atau koreksi data dilakukan sesuai prosedur internal yang berlaku.

7. Hak Pengguna

Karyawan dapat meminta koreksi data pribadi melalui HR/Admin apabila terdapat data yang tidak sesuai. Akses ke data tertentu dapat dibatasi berdasarkan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

8. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu sesuai perubahan sistem, operasional, atau regulasi. Versi terbaru akan tersedia melalui halaman ini.

9. Kontak

Untuk pertanyaan terkait privasi atau data ESS, hubungi HR/Admin sistem perusahaan.